TEMA har en valgt bestyrelse, der udvælger sæsonens forestillinger, samt i samarbejde med Baltoppen driver foreningen.
Der afholdes generalforsamling hver år i september, hvor alle abonnenter kan deltage med stemmeret. Der udsendes dagsorden ifølge vedtægterne i dagspressen.
Bestyrelsen består af syv medlemmer, en suppleant, en kasserer og en administrator.
Bestyrelsen er:
- Birgitte Sørensen, formand
- Gunnar S. Ebbesen, næstformand, administrator
- Hanne Dam, bestyrelsesmedlem
- Ulla Sørensen, bestyrelsesmedlem
- Kirsten Leth, bestyrelsesmedlem
- Pia Dreisig, bestyrelsesmedlem, kasserer
- Hanne Buhl, bestyrelsesmedlem
- Martin Tholstrup, suppleant
Diverse bilag:
Temas vedtægter:
Vedtægter for TEMA – teater i Baltoppen
§1 Teaterforeningens navn er TEMA – teater i Baltoppen. Dens hjemsted er Ballerup Kommune
§2 Teaterforeningens formål er at administrere teaterlovens bestemmelser i henhold til Bkg. nr. 365 af 26. april 2006 med senere ændringer, med henblik på at fremme teaterinteressen inden for foreningens område.
Herudover bør teaterforeningen supplere det lokale teatertilbud med teaterforestillinger uden for abonnement for børn og voksne.
Foreningens overskud anvendes udelukkende til foreningens formål.
Teaterforeningen medvirker desuden til at skabe tilfredsstillende bygningsmæssige forhold for teatret, ligesom foreningen kan medvirke til at skabe og øge interessen for andre kulturelle arrangementer.
Teaterforeningen samarbejder med kulturudvalget i Ballerup kommune, og i øvrigt med centrale organer, der er godkendt på dette felt.
§3 Foreningen fastlægger de abonnementsordninger, der skal være gældende, idet der kan etableres samarbejder med andre teaterforeninger og udbydere af teater. Ved fastlæggelsen bør der tages behørigt hensyn til sikring af rabat ved samlet køb af flere forestillinger.
Der bør videre rettes formidlingsaktiviteter mod børn og unge samt grupper, der sjældent kommer i teatret.
Abonnement kan tegnes af enhver, der er tilmeldt et folkeregister i Danmark. Et abonnement omfatter mindst 3 forestillinger indenfor én sæson. Videresalg i erhvervsmæssigt øjemed er ikke tilladt.
Foreningens medlemmer udgøres af abonnenterne.
Ved tegning af abonnement betales et kontingent, der fastsættes på den årlige generalforsamling.
§4. Teaterforeningen forpligter sig til alsidighed i repertoiret, idet den køber forestillinger af det producerende teater og oppebærer formidlingstilskud, indtægter ved anden form for billetsalg og indtægter i form af offentlige tilskud.
En del af billetterne skal være til rådighed i frit salg.
§5.a Foreningens bestyrelse består af 7 medlemmer og søges sammensat af personer med bredest mulig tilknytning til det lokale miljø. Den skal således bl.a. omfatte personer med tilknytning til det lokale skolevæsen og den sociale sektor. Det bør om muligt tilstræbes, at bestyrelsen tilsammen repræsenterer teaterfaglig, kunstnerisk, ledelsesmæssig, markedsføringsmæssig og juridisk indsigt.
Bestyrelsesmedlemmer samt 2 suppleanter for disse vælges af generalforsamlingen ved simpel stemmeflertal. Samtlige valg gælder for 2 år, idet 2 medlemmer afgår i de ulige år og 3 medlemmer afgår i de lige år. Genvalg kan finde sted.
§5.b Foreningens medlemmer (abonnenterne) og bestyrelsesmedlemmerne hæfter ikke personligt for teaterforeningens forpligtelser.
§6 Bestyrelsen konstituerer sig med formand og næstformand (administrator) og fastsætter om fornødent sin forretningsorden. Herunder nedsætter arbejdsgrupper efter indstilling på generalforsamlingen.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 3 bestyrelsesmedlemmer deltager. Beslutningerne træffes ved simpel stemmeflerhed. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Over forhandlingerne føres en protokol. Teaterforeningen forpligtes ved formandens underskrift alene eller ved to bestyrelsesmedlemmers underskrift. Bestyrelsen kan meddele prokura.
Bestyrelsen kan ansætte en kasserer i henhold til godkendt budget.
§7 Teaterforeningens regnskabsår løber fra 1. juli til 30. juni.
Bestyrelsen forvalter teaterforeningens midler. Bestyrelsen har ansvar for udarbejdelse af regnskaber og budgetter og disses rettidige indsendelse til de tilskudsgivende myndigheder. Regnskabet revideres af statsautoriseret eller anden godkendt revision på baggrund af de af Kunststyrelsen fastsatte retningslinjer for tiden § 25 stk. 2 i Bkg. nr. 365 af 26. april 2006.
§8. Generalforsamlingen er teaterforeningens øverste myndighed. Stemmeret på generalforsamlingen har enhver registreret abonnent i den sidst afviklede sæson.
Afstemningen skal ske mundtligt, medmindre 25 % af de stemmeberettigede forlanger skriftlig afstemning. Alle beslutninger træffes på generalforsamlingen ved simpel stemmeflerhed.
§9. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år inden oktober måned.
Der indkaldes til generalforsamling ved bekendtgørelse i et lokalt dagblad eller ugeavis med 14 dages varsel. Bestyrelsen fastsætter mødested og -tid.
Dagsordenen for den ordinære generalforsamling omfatter følgende punkter:
- Valg af dirigent.
- Formanden aflægger beretning.
- Kassereren forelægger regnskab, foreløbigt og endeligt budget, herunder fastsættelse af abonnementsgebyr, abonnements- og løssalgspriser.
- Indkomne forslag a) fra bestyrelsen, b) fra abonnenterne
- Valg af bestyrelse og suppleanter.
- Valg af revisor.
Forslag til behandling på generalforsamlingen skal være bestyrelsen i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen.
Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af bestyrelsen og skal indkaldes, når mindst 25 medlemmer fremsætter skriftlig begæring herom.
En sådan generalforsamling skal afholdes inden en måned fra begæringens modtagelse.
§10. Beslutninger om ændring i foranstående vedtægter kan kun ske ved at 2/3 af de fremmødte abonnenter stemmer herfor.
Foreningens ophævelse kan kun ske, ved en dertil indkaldt generalforsamling, hvor mindst 50 % af abonnenterne vedtager ophævelsen. Ved foreningens ophør eller ophævelse, skal dens formue i det hele anvendes i overensstemmelse med foreningens formål, idet fordelingen anvises af den siddende bestyrelse og godkendes af kulturudvalget i foreningens hjemkommune forinden udlodning kan finde sted.
Revideret september 2020
Årsberetning 2020:
TEATER I BALTOPPEN Generalforsamling 2020, torsdag den 24. september 2020 kl. 19.30 i Baghuset Sct. Jacobsvej.
Beretning:
Nærværende beretning omfatter perioden fra seneste generalforsamling 25. september 2019 og frem til og med 24.september 2020.
Bestyrelsen har i denne periode bestået af Birgitte Sørensen (formand), Gunnar Ebbesen (næstformand), , Hanne Dam, Ulla Sørensen, Kirsten Leth, Pia Dreisig (kasserer og suppleant), Martin Tolstrup (suppleant).
Svend-Ove Bahnsen (ekstern revisor).
Sæson 19/20 har igen kunnet byde på 11 forestillinger – 8 aftenforestillinger, en musikalsk gennemgang af Danmarkshistorien ved Sigurd Barrett en søndag eftermiddag for hele familien, og 2 kabaretter fra Cafe Liva med hhv. Bodil Jørgensen og Eddie Skoller – også søndag eftermiddag – her med kage og kaffe.
Herudover havde Malmøs Venner – TEMA arrangeret busture til Malmø Operaen. Til forestillingen ”Skønheden og Udyret” i efteråret 2019 og til ”Orfeus i underverdenen” i foråret.
TEMAs Børne- og Ungdomsteater har kunnet tilbyde 2x 15 professionelle børne- og ungdomsforestillinger til kommunens skoler og som løssalg.
Det har været en fin sæson, men igen i år har der fra producenternes side været meldt udskiftning på rollelisterne efter at sæsonkataloget var udsendt. Andreas Jessen og Tanya Lind Andersen blev erstattet af hhv. Søren Birch Plum og Marie Nørgaard i Folketeatrets forestilling ”Så længe mit hjerte slår”, og Karen-Lise Mynster blev erstattet af Maria Rich i forestillingen ”Stå fast” fra Det Kgl. Teater.
Men så ramte COVID-19-virussen Danmark, og TEMA måtte aflyse sæsonens sidste to forestillinger: ”To på tur” og ”Elverhøj” – to forestillinger, der ellers var tæt på udsolgt, samt Malmø-turen til ”Orfeus i underverdenen”. Fire børneteaterforestillinger blev ligeledes aflyst.
Alle betalte billetter er i samarbejde med Baltoppen Live og Billetten.dk blevet tilbagebetalt. Formidlingsstøtten blev delvist refunderet, således at producenten fik 75% og vi kunne beholde de 25%.
Starten på billetsalget i september 2019 viste en billetdækning på 53% og sluttede med en samlet dækning på 65%, svarende til 2157 solgte billetter inkl.. løssalg, og efter at antallet af forestillinger var blevet reduceret med 2 forestillinger
Billetsalget fordelte sig over de 9 forestillinger med en belægningsprocent fra 28% ved forestillingen ”Dødsdansen” og op til 100% ved kabaretforestillingen ”Ryg”.
Børne- og Ungdomsteater afsluttede sæsonen efter at have spillet 26 forestillinger i skoletiden for 2530 elever fra 0. – 9.klassetrin i teatret.
Malmøs Venner var igen i år et tilløbsstykke med 64 deltagere i dobbeltdækkerbus til forestillingen ”Skönheten og Odjyret” i efteråret.
Samlet set har TEMA haft knapt 5000 af kommunens borgere i teatret i sæson 2019/2020 på trods af en total nedlukning fra d. 11.marts 2020 – hvilket vi kan være godt tilfredse med.
Med hjælp fra formidlingsstøtten fra Slots- og Kulturstyrelsen og kommunal støtte kan TEMA gå ud af sæson 19/20 med et overskud på 65.800 kr.
Vi må nok konstatere, at det faldende antal af abonnenter er en tendens i tiden, og TEMA har rettet endnu mere fokus på brug af de sociale medier i sæson 19/20.
Vores hjemmeside: www.tema-baltoppen.dk er fortsat opdelt i to – en for voksenteater og en for Børne- og Ungdomsteater. Disse hjemmesider bliver løbende opdateret.
Ligeledes sørger vi for at lægge opslag på Facebook, og som noget nyt i denne sæson har vi udsendt et månedligt nyhedsbrev med omtale af månedens forestillinger + det løse.
Formidlingen af Børne- og Ungdomsteater til kommunens skoler foregår i et fint samarbejde med en kontaktperson på hver enkelte skole (PLC – Pædagogisk Lærings Center / biblioteket). Denne kontaktperson modtager plakater og flyers til uddeling og ophængning på skolen, samt løbende informationer om evt. ledige billetter m.m.
I sæson 19/20 har vi haft en stor søgning og har for første gang måtte sætte 26 klasser på venteliste.
Pga. Covid19 forløb starten på teatersæson 20/21 noget anderledes.
Selve billetdagen i Baltoppen Live d. 26.april 2020 blev aflyst og erstattet med en udendørs postkasse, hvorpå der hang ark med selvklæbende numre, man selv skulle sætte på sin tilmelding. Med hjælp fra 2 bestyrelsesmedlemmer (Gunnar og Birgitte), afstandsmærker og håndsprit forløb det ok. Vi undgik ikke helt den lange kø, men alt foregik meget disciplineret.
Antallet af tilmeldinger viste desværre en nedgang på 38% i sammenligning med sidste sæson,
Udover de postomdelte kataloger til tidligere abonnenter har det ikke været muligt at uddele kataloger på kommunens biblioteker, rådhus eller ved forskellige kommunale arrangementer, da alt har været lukket ned, så hen over sommeren har tilmeldingen nærmest været lig nul.
Vi har dog været heldige at få lov til at lægge en stak kataloger hos enkelte supermarkeder i kommunen. Tak til SuperBrugsen og Rema.
Ligeledes har Baltoppen Live været lukket ned til starten af august, og pga. sygdom er kontoret med den daglige betjening fortsat lukket.
Dette har været et stort savn for vores ældre medlemmer, som ikke behersker den digitale online tilmelding til fulde, og som har stor glæde ved en personlige eller telefonisk kontakt.
Som en del af bestyrelsesarbejdet udover de jævnlige bestyrelsesmøder, har bestyrelsen i sæson 19/20 deltaget i flg. aktiviteter og arrangementer:
- Uddeling af Sæsonkataloger ved sommerens musikarrangementer om søndagen på kirketorvet i Ballerup (Birgitte)
- Delt en ”reklame-bod” med Baltoppen Live ved kommunens Musikfestival 24.-25.aug. 2019 på Kirketorvet (Birgitte, Gunnar, Kirsten, Hanne).
- Deltaget i Foreningernes uge på Ballerup bibliotek uge 39 2019 (Birgitte, Gunnar, Kirsten).
- Børneteaterfestival i Horsens sept. 2019 mhp. planlægning og indkøb af forestillinger til sæson 20/21. (deltagere – Birgitte, Ulla).
- Teaterseminar i Kolding nov. 2019 mhp. planlægning og indkøb af forestillinger til sæson 20/21. (deltagere – Birgitte, Gunnar, Kirsten, Hanne).
- DT’s regionsmøde okt. 2019 i Herlev (Birgitte, Gunnar, Kirsten, Hanne).
- TIKA-møde sept. 2019 i Taastrup (Birgitte)
- Kontakt til Ældresagen med oplæg om sæsonens forestillinger sept. 2019 (Birgitte).
- Skrive omtale af sæsonens forestillinger i Ældresagens medlemsblad ”De 4 årstider” halvårligt- (Hanne)
- Sørget for løbende opfyldning af kataloger på kommunens biblioteker m.fl. + ophængning af plakater (bestyrelsen)
- Løbende møder med Baltoppen Live mhp. planlægning, inspiration og formidling (Birgitte, Gunnar)
- Tilstedeværelse ved voksen- og børneforestillinger (bestyrelsen).
Listen er lang, og der er nok at se til – men en rigtig spændende opgave – især når det lykkes og abonnenterne med store smil takker for en rigtig dejlig forestilling, når de går hjem – eller når skoleeleverne kommer ud fra teatersalens mørke og med begejstring i stemmen siger: ”Nej, hvor var det sejt!”.
Vi vil takke Baltoppen Live for et rigtig godt samarbejde selv i en svær tid med mange nye og uforudsete udfordringer. Det har trods alt været en god sæson 19/20, og med udsigt til en masse nye Covid-19 retningslinjer og restriktioner håber vi, at vi i fællesskab kan komme igennem sæson 20/21 med ”skindet på næsen”.
Ligeledes vil vi takke Baltoppens personale for deres velvillighed, når der f.eks. skal åbnes tidligt, så den første Børne- og ungdomsforestilling kan gå i gang kl. 10.00 og den næste omk. kl. 12.00. Som teaterarrangør oplever vi en stor tilfredshed fra teatergrupperne, som føler sig meget velkomne og godt tilpas.
Også en stor tak til KIG og LYT, som med billeder og tekst til vores voksenforestillinger i den månedlige avis sørger for at nå ud til alle borgere i kommunen – især til alle vores løssalgskunder.
Og endelig en tak til bestyrelsen for deres store arbejde og engagement.
Tak for nogle spændende og altid inspirerende møder, gode diskussioner og herlige grin.
Tak for denne sæson som formand i Tema-Teater i Baltoppen.
Jeg glæder mig og ser frem til en ny og spændende sæson sammen med jer.
Birgitte Sørensen, d.25.08 2020
Referat af generalforsamling i TEMA-Teater i Baltoppen, torsdag d. 24. september 2020 kl. 19.30 i Baghuset
Ad. pkt. 1) Dirigent: Birgitte Sørensen – Referent: Birgitte Sørensen
Tilstede: Hele bestyrelsen samt tidligere formand Kirsten Sørensen.
Ad. pkt. 2) Skriftlig beretning er vedlagt bestyrelsens fremsendelse af dagsorden, hvortil henvises (bilag 1) Formanden aflagde sin årsberetning, som blev godkendt.
Ad. pkt. 3) Kassereren gennemgik hovedlinjerne i det udsendte regnskab for det foregående regnskabsår 19/20 (bilag 2).
Årets resultatopgørelse viser et mindre overskud end forrige år, hvilket skyldes flere aflysninger i perioden marts til juni 2020 pga. Covid-19. Vi har måtte aflyse 2 næsten udsolgte voksenforestillinger og en forestilling i Malmøoperaen samt 4 børneteaterforestillinger. Foruden den mistede billetindtægt har vi tilbagebetalt 75% af den tildelte formidlingsstøtte.
Iflg. Balance d. 30.06.2020 har foreningen et indestående på 243.508 kr. hvortil der kan tillægges et tilgodehavende fra moms på 8643 kr. og et overskud fra Malmøoperaen på 4148 kr. Dernæst er kontingent til DT 20/21 forudbetalt.
Regnskabet blev godkendt.
Som lovet sendes et detaljeret regnskab for administrationsomkostningerne til Kulturforvaltningen.
Ad. pkt. 4) Gunnar gennemgik en meget tidlig provenueberegning for voksenteater og børne- og ungdomsteater sæson 20/21. Billetsalget har rykket en smule siden Billetdagen i april, og nu er vi oppe på et billetsalg på 45 %. Dette skal dog tages med et forbehold, da de 45% dækker over solgte og reserverede billetter. Deadline for rettidig indbetaling er d. 1.okt. 2020. Til Børne- og Ungdomsforestillinger er der samlet fordelt 2843 billetter + løssalg iflg. hjemmesiden.
Vi er dog fortrøstningsfulde og håber på et godt løssalg i den kommende sæson.
Ad. pkt. 5) Det blev vedtaget at fortsætte med samme abonnementsgebyr på 125,- kr., samt en abonnementspris på 220,- kr. pr. billet og 270,- kr. i løssalgspris. Vi fortsætter med enhedspriser på gulv og balkon, og ungdomsbillet til 125,- kr.
Ved dyrere forestillinger kan bestyrelsen vedtage at hæve billetpriserne.
Det særlige tilbud til Ældresagen med ”Sidste øjebliksbilletter ” hæves fra 125 kr. til 150 kr. pr. billet tidligst en uge før. Kontaktperson i Ældresagen er fortsat Kirsten Bøje Petersen
Ad. pkt. 6) ) Bestyrelsen ønsker at sætte fokus og styrke formidlingen af bl.a. forestillingerne på de sociale medier (Facebook og foreningens hjemmeside m.m.). Med flere arbejdsopgaver til følge, forslår bestyrelsen en udvidelse af bestyrelsens medlemmer fra 5 til 7 personer med en vedtægtsændring af §5.a og en ny vedtægt §5.c (bilag 3).
Ændring af vedtægterne blev enstemmigt vedtaget.
Ad. pkt. 7) Flg. bestyrelsesmedlemmer blev valgt for en 2-årig periode (afgår i de lige år):
- Gunnar Ebbesen blev genvalgt til bestyrelsen
- Hanne Dam blev genvalgt til bestyrelsen
- Birgitte Sørensen blev genvalgt til bestyrelse
- Hanne Buhl blev valgt til bestyrelsen
Flg. bestyrelsesmedlemmer fortsætter i bestyrelsen (afgår i de ulige år):
- Pia Dreisig fortsætter som kasserer blev valgt til bestyrelse
- Kirsten Leth fortsætter i bestyrelsen
- Ulla Sørensen fortsætter i bestyrelsen
- Martin Tolstrup fortsætter som suppleant
Der var pt. ingen kandidater til 2. suppleant post.
Hanne Buhl har tidligere henvendt sig med interesse for teater og bestyrelsesarbejdet i TEMA. Hanne kunne desværre ikke selv deltage i generalforsamlingen, men sendte i stedet en skriftlig præsentation af sig selv. På grundlag af den og med udvidelse af bestyrelsen blev Hanne Buhl stemt ind i bestyrelsen, og vi vil byde Hanne rigtig hjertelig velkommen som nyt bestyrelsesmedlem i TEMA – Teater i Baltoppen. Vi ser frem til et spændende samarbejde omkring de mange nye opgaver – især med særligt henblik på de digitale medier.
- Ad. pkt. 8) Svend-Ove Bahnsen fortsætter som foreningens revisor
Ad. pkt. 9) Bestyrelsen konstituerer sig ved først kommende møde tirsdag d. 24. nov. kl. 12.00 – 14.30. Der er dog allerede nedsat en arbejdsgruppe bestående af Martin og Gunnar, der vil undersøge mulighederne hos de forskellige billetbureauer. Det blev foreslået, at bestyrelsen ser Ungdomsforestillingen ”Du er den” kl. 10.30 – 11.30 og fortsætter med bestyrelsesmøde inkl. frokost. Forestilling, frokost og bestyrelsesmøde foregår i Baltoppen Live.
Ref. Birgitte Sørensen, d.01.10. 2020